О Концепции системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан (с изменениями на 4 августа 2014 года)
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 мая 2011 года N 144
О Концепции системы электронного документооборота
государственных органов Республики Башкортостан
(с изменениями на 4 августа 2014 года)
___________________________________________________________________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
Постановлением Правительства РБ от 01.08.2012 N 271
Постановлением Правительства РБ от 04.08.2014 N 359
___________________________________________________________________________________________________________________________
В целях реализации Указа Президента Республики Башкортостан от 1 июня 2011 года N УП-263 "О системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан"Правительство Республики Башкортостан (преамбула в ред. Постановления Правительства РБот 01.08.2012 N 271)
постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Концепцию системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан.
2. Министерству связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан определить на конкурсной основе оператора системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан для обеспечения эксплуатации, администрирования и организации устойчивого функционирования системы. (п. 2 в ред. Постановления Правительства РБ от 01.08.2012 N 271)
3. Министерству связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан организовать:
проведение предпроектного обследования действующей системы документооборота государственных органов Республики Башкортостан;
разработку технического задания, архитектуры, спецификации по установке и настройке системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан;
разработку программы и методики испытаний системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан;
подготовку технико-экономического обоснования финансирования разработки и внедрения системы электронного документооборота в государственных органах Республики Башкортостан;
проведение в установленном порядке конкурса на внедрение системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан.
Исполняющий обязанности
Премьер-министра
Правительства
Республики Башкортостан
Р.З.Хамитов
Утверждена
Постановлением Правительства
Республики Башкортостан
от 6 мая 2011 г. N 144
Концепция системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан
(в ред. Постановлений Правительства РБ
от 01.08.2012 N 271, от 04.08.2014 N 359)
Содержание
1. Общие положения
2. Характеристика текущей ситуации использования СЭД в государственных органах Республики Башкортостан
3. Цель и задачи СЭД
4. Основные принципы создания СЭД
5. Архитектура СЭД
6. Основные функции СЭД
7. Источники финансирования работ по разработке, внедрению и эксплуатации СЭД
8. Заключение
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Концепция системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан (далее - Концепция) определяет цели, задачи, основные принципы создания и развития системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан.
1.2. Термины и определения, применяемые в Концепции:
система электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан (далее - СЭД) - часть информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства Республики Башкортостан, созданная в целях обеспечения ведения электронного документооборота, межведомственного обмена электронными документами и межведомственного взаимодействия в государственных органах Республики Башкортостан;
оператор - организация, на которую возложено обеспечение эксплуатации, администрирования и организации устойчивого функционирования СЭД; (в ред. Постановления Правительства РБ от 01.08.2012 N 271)
пользователь - государственный гражданский служащий Республики Башкортостан, зарегистрированный и наделенный полномочиями по совершению действий в рамках СЭД;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный административный регламент (далее - ЭАР) - правовой акт, определяющий юридически значимое выполнение зафиксированных в нем административных процедур с использованием информационно-коммуникационных технологий и обязательной регистрацией выполняемых действий;
система электронного исполнения регламентов (далее - СИР) - подсистема СЭД, предназначенная для автоматизации процессов исполнения государственных (муниципальных) функций и оказания государственных (муниципальных) услуг государственных органов Республики Башкортостан и органов местного самоуправления Республики Башкортостан.
1.3. Одним из условий повышения качества оказания государственных услуг и выполнения государственных функций с использованием современных информационных технологий является внедрение электронного документооборота. Государственной программой Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)", утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 года N 1815-р, и Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 года N 697, одними из важнейших компонентов формирования электронного правительства определены создание защищенной системы межведомственного электронного документооборота, функционирование единой системы межведомственного электронного взаимодействия и доведение к 2015 году доли электронного документооборота между органами государственной власти (в общем объеме документооборота) до 70 процентов.
1.4. Правовую основу Концепции составляют нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Башкортостан, регламентирующие вопросы использования информационных технологий:
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Федеральный закон "Об электронной подписи";
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";
Постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 года N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия";
распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2009 года N 1993-р (с последующими изменениями);
распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 года N 1815-р "О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)";
Указ Президента Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 года N УП-660 "О создании системы межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан";
Постановление Правительства Республики Башкортостан от 12 марта 2007 года N 57 "Об организации использования электронной цифровой подписи в электронных документах, хранимых, обрабатываемых и передаваемых в автоматизированных информационных и телекоммуникационных сетях и системах исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан" (с последующими изменениями);
Постановление Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года N 11 "Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи" (с последующими изменениями);
Постановление Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 года N 436 "Об утверждении правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти";
ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению".
1.5. Действие Концепции не распространяется на обработку документов, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года N 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
1.6. Эффективное широкомасштабное использование современных информационных и телекоммуникационных технологий в деятельности государственных органов Республики Башкортостан позволит осуществить переход на иную форму организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающую качественно новый уровень оперативности и удобства получения гражданами и организациями государственных и муниципальных услуг (функций).
СЭД предназначена для построения юридически значимой эффективной системы управления рабочими процессами обработки документов и контроля за их выполнением, включая процессы создания, согласования, визирования, утверждения, исполнения, ознакомления, публикации, совместной работы, передачи в архив, хранения, уничтожения электронных документов, а также иные процессы обработки электронных документов для автоматизации основных процедур делопроизводства и процессов обеспечения информационной поддержки оказания государственных (муниципальных) услуг.
Внедрение СЭД позволит:
повысить эффективность информационного и документационного обеспечения;
создать единое инфокоммуникационное пространство, объединяющее всех сотрудников, участвующих в общих деловых (управленческих) процессах;
упростить процедуры и сократить сроки обработки документов внутреннего и внешнего документооборота;
обеспечить эффективный контроль за исполнением поручений, приказов, распоряжений;
ввести единый стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий защищенность, управляемость и доступность документов;
автоматизировать и повысить эффективность работы сотрудников путем внедрения специализированных приложений и средств поддержки групповой работы.
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЭД
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
2.1. В настоящее время в государственных органах Республики Башкортостан создана основа информационно-коммуникационной инфраструктуры в виде компьютерного и сетевого оборудования.
На данный момент СЭД используется в 27 государственных органах Республики Башкортостан в основном лишь на уровне регистрации документов.
2.2. Основными проблемами внедрения СЭД в государственных органах Республики Башкортостан являются:
недостаточная нормативно-правовая база в области организации электронного взаимодействия между государственными органами Республики Башкортостан;
отсутствие единой мультисервисной сети передачи данных Правительства Республики Башкортостан, связывающей государственные органы Республики Башкортостан, государственные учреждения Республики Башкортостан, органы местного самоуправления Республики Башкортостан и муниципальные учреждения, в связи с чем обмен информацией в электронном виде между ними затруднен;
отсутствие единого центра обработки данных Правительства Республики Башкортостан, что усложняет процесс обмена информацией между участниками процессов оказания электронных услуг.
3. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ СЭД
3.1. Целью создания СЭД является повышение качества административно-управленческих процессов путем создания автоматизированной системы управлениями документами и процессами их обработки на IT-технологической основе. Данная цель достигается комплексной автоматизацией работы со структурированной и неструктурированной информацией, включая процессы создания, регистрации, хранения, передачи, совместной работы над электронными документами, а также организации межведомственного электронного документооборота с использованием современных информационных и коммуникационных технологий и методов защиты информации.
3.2. Задачами СЭД являются:
1) обеспечение эффективного межведомственного взаимодействия между государственными органами Республики Башкортостан с населением и организациями;
2) создание баз электронных документов государственных органов Республики Башкортостан;
3) обеспечение автоматизированного управления документами и процессами их обработки, в том числе учета и контроля на всем жизненном цикле электронного документа;
4) снижение трудоемкости и сокращение сроков исполнения документов в государственных органах Республики Башкортостан;
5) обеспечение безопасного удаленного и мобильного доступа пользователей к документам в соответствии с их компетенцией;
6) придание официального статуса электронным формам межведомственного взаимодействия государственных органов Республики Башкортостан путем использования электронной подписи;
7) обеспечение информационного взаимодействия с СЭД органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти других субъектов Российской Федерации, возможность подключения территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Республике Башкортостан и органов местного самоуправления Республики Башкортостан.
4. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ СЭД
4.1. СЭД должна соответствовать требованиям нормативных правовых актов и распорядительных документов по документированию и организации работы с документами Российской Федерации и Республики Башкортостан, Государственной системы документационного обеспечения управления, а также государственным стандартам Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
4.2. Функциональные характеристики СЭД должны соответствовать характеристикам системы управления контентом организации, позволяющей обеспечивать комплексное управление всеми информационными ресурсами государственных органов Республики Башкортостан и возможность использования всех компонентов СЭД на условиях использования свободного программного обеспечения.
4.3. В СЭД должно поддерживаться единство технологических принципов учета и обработки документов.
4.4. СЭД должна обеспечивать функциональную и территориальную масштабируемость: работу 7000 пользователей и одновременную работу не менее 3000 пользователей с непрерывным обеспечением их надлежащим уровнем сервиса.
4.5. В архитектуре СЭД должен соблюдаться принцип открытости для интеграции с другими информационными системами и обеспечиваться удаленный доступ через сеть Интернет.
4.6. СЭД должна обеспечить унифицированное ведение документооборота в государственных органах Республики Башкортостан и обеспечивать эффективный межведомственный электронный документооборот. Функционирование системы основывается на создании и функционировании локальных СЭД в каждом государственном органе Республики Башкортостан и организации межведомственного обмена электронными документами.
4.7. Функционирование СЭД должно происходить в среде мультисервисной информационно-телекоммуникационной сети государственных органов Республики Башкортостан, характеристики которой должны обеспечивать надежную и эффективную работу СЭД.
4.8. СЭД должна обеспечивать защиту обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения. СЭД должна поддерживать ЭП для обеспечения юридической силы электронных документов.
4.9. При внедрении СЭД должен обеспечиваться поэтапный переход от автоматизации бумажного документооборота к полностью электронному документообороту (безбумажному).
4.10. Для функционирования СЭД Правительством Республики Башкортостан определяется оператор, который обеспечивает выполнение следующих функций:
устойчивое функционирование программных средств СЭД, их настройка и администрирование;
регистрация и удаление пользователей, внесение изменений в СЭД по номенклатуре дел и организационно-штатной структуре государственных органов Республики Башкортостан;
консультирование и оказание практической помощи по функциональным, технологическим и организационным вопросам, возникающим в процессе использования СЭД.
5. АРХИТЕКТУРА СЭД
5.1. Архитектура СЭД должна обеспечивать:
а) возможность построения кластера с балансировкой нагрузки и отказоустойчивого кластера;
б) работу клиентской части под управлением операционных систем Windows и Linux;
в) возможность включения и разработки собственных модулей в СЭД, наличие соответствующих инструментов;
г) возможность обмена данными с другими приложениями посредством web-сервисов. Наличие web-сервисов для доступа к объектам СЭД. Возможность работать через web-интерфейс при помощи распространенных web-браузеров;
д) возможность добавления администратором СЭД процессов обработки документов, поручений и заданий без привлечения разработчика. Возможность использования универсальных языков для формального описания процессов обработки документов, поручений и заданий.
5.2. СЭД должна предоставлять различные пользовательские интерфейсы для следующих групп пользователей: регистраторов документов (делопроизводителей), руководителей, советников (помощников) руководителя, администраторов СЭД и пользователей.
Для делопроизводителей необходимо максимальное упрощение регистрации документов, для руководителей пользовательский интерфейс должен быть ориентирован на возможность быстрого и простого просмотра документов и подписания ЭП документа или резолюции к нему.
6. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЭД
Основными функциями СЭД являются:
6.1. Хранение электронных документов в течение сроков, предусмотренных законодательством для электронных либо бумажных документов соответствующего типа.
6.2. Регистрация и контроль исполнения в государственных органах Республики Башкортостан входящих документов, в том числе поступивших в электронной форме.
6.3. Регистрация исходящих документов и нормативных правовых актов Республики Башкортостан. Обеспечение регламентов согласования проектов нормативных правовых актов с использованием системы электронного исполнения регламентов.
6.4. Регистрация и контроль исполнения внутренних документов и поручений.
6.5. Регистрация и контроль исполнения в государственных органах Республики Башкортостан обращений граждан, в том числе поступивших в электронной форме.
6.6. Интеграция с государственной информационной системой "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Башкортостан" в части реализации государственных услуг в электронной форме и отображения на Портале информации о ходе исполнения услуги и принятом решении.
6.7. Автоматизация процессов подготовки документов, включая процессы создания, согласования, визирования, утверждения, исполнения, ознакомления, публикации, передачи в архив, хранения, уничтожения электронных документов, обеспечения коллективной работы над документами с контролем версий, в том числе и на межведомственном уровне.
6.8. Создание поручений (как самостоятельных, так и по конкретному документу) и их автоматическая рассылка на рабочие места пользователей, на которых возложен контроль за исполнением поручений.
6.9. Автоматическая пересылка электронных документов пользователям с автоматическим ведением журнала пересылки.
6.10. Обеспечение свободной маршрутизации электронных документов и возможность проектирования маршрутов движения электронных документов в соответствии с электронными административными регламентами. Проектирование в графической форме маршрутов движения электронных документов на основе электронных административных регламентов.
6.11. Контроль и мониторинг исполнения поручений и документов.
6.12. Организация работы с электронной подписью. Хранение электронных документов с соответствующими учетными карточками и ключами проверки ЭП.
6.13. Создание и хранение шаблонов документов. Полнотекстовый поиск документов на русском и башкирском языках. Поддержка механизмов сохранения графических образов в регистрационно-контрольных карточках документов с применением технологий потокового сканирования.
6.14. Генерация отчетов, сводок и журналов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления и государственных стандартов Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела, формирование отчетности, позволяющей вести учет временных затрат на различные операции, производимые пользователями с документами. Возможность гибкой настройки выходных форм и отчетов.
6.15. Протоколирование действий пользователей и работы системы. Обеспечение оповещения пользователей о состоянии процессов документооборота.
6.16. Организация персонального рабочего места для работы пользователя с настраиваемыми персональными и групповыми профилями, определяющими набор доступных документов и поручений, ключевых индикаторов деятельности и функциональных прав пользователя, а также вид, структуру и перечень служебных сообщений СЭД. Обеспечение групповой обработки прав пользователей.
6.17. Обеспечение публикации электронных документов на интернет- или интранет-портале государственных органов Республики Башкортостан и организация доступа к ним. Наличие web-интерфейса для работы удаленных пользователей. Возможность работы вне зоны действия сети Интернет с последующей выгрузкой обработанных документов. Поддержка работы системы на мобильных устройствах, включая планшетные компьютеры типа iPad.
6.18. Обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа в соответствии с требованиями законодательства и руководящих документов уполномоченных органов.
6.19. Обеспечение передачи документов в дело и на архивное хранение (с выгрузкой файлов документов из оперативной базы данных) и работа с архивом.
6.20. Обеспечение хранения электронных документов, выделенных для архивного хранения в электронных архивах. Электронные документы должны храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены. Архивное хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих учетных карточек электронных документов, сертификатов ключей проверки электронных подписей, с использованием которых были подписаны электронные документы. Архивное хранение электронных документов обеспечивает оператор СЭД. (в ред. Постановления Правительства РБ от 04.08.2014 N 359)
6.21. Обеспечение межведомственного электронного документооборота посредством обмена электронными сообщениями между государственными органами Республики Башкортостан с получением информации о прохождении (исполнении) отправленных документов в других государственных органах.
6.22. Возможность перенастройки параметров СЭД под изменяющиеся схемы и процессы документооборота.
6.23. Предоставление инструментов диагностирования основных процессов системы. При возникновении аварийных ситуаций либо ошибок в программном обеспечении диагностические инструменты должны позволять сохранять полный набор информации, необходимой разработчику для идентификации проблемы.
6.24. Возможность контроля и анализа электронных административных регламентов деятельности государственных органов, связанных с электронным документооборотом, по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей.
7. ИСТОЧНИКИ ФИНАНСИРОВАНИЯ РАБОТ ПО РАЗРАБОТКЕ, ВНЕДРЕНИЮ
И ЭКСПЛУАТАЦИИ СЭД
7.1. Финансирование работ по разработке, внедрению и эксплуатации СЭД и ее дальнейшему развитию осуществляется за счет средств бюджета Республики Башкортостан.
7.2. Внедрение и эксплуатация СЭД в органах местного самоуправления Республики Башкортостан, территориальных органах федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации осуществляется в рамках бюджетов указанных органов.
8. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Создание СЭД обеспечит:
повышение качества управления в государственных органах Республики Башкортостан;
повышение качества и сокращение сроков принятия управленческих решений;
сокращение временных затрат при получении государственных и муниципальных услуг;
снижение затрат при создании новых, модернизации и развитии существующих информационных систем.